Cuando una empresa decide realizar la mudanza de oficina, suele ser señal del buen funcionamiento del negocio. Sea por ampliación de equipo, porque necesitáis mayor espacio en las instalaciones o porque por cuestiones estratégicas os conviene cambiar de localización, el proceso de mudanza de oficina será complejo por dos motivos: por una parte, hay muchas personas implicadas de manera indirecta, desde los propios trabajadores hasta los clientes a los que ofrecéis vuestros servicios; por otra, hay que trasladar todo el mobiliario, aparatos electrónicos, documentación y material de oficina en el menor tiempo posible. Y de una manera segura para no sufrir las consecuencias de una mudanza exprés y sin garantías.

Sabemos que no es fácil. Por eso, queremos ayudarte en la mudanza de tu oficina con cuatro claves fundamentales que no debes pasar por alto:

  1. Planifica la mudanza de oficina con antelación suficiente.

El objetivo principal es que, en la medida de lo posible, vuestra actividad profesional no se paralice. Así evitaremos que vuestros clientes no se vean afectados. Por lo tanto, debes dedicar todo el tiempo que sea necesario en función del tamaño de tu empresa (en general, entre tres y ocho meses) a organizar previamente cada paso y pensar en cada detalle del proceso. Desde fechas y plazos hasta avisos de cambio de dirección a proveedores y clientes para evitar despistes en el futuro.

  1. Asigna tareas a los diferentes responsables de sección.

Es importante y muy positivo involucrar al personal de la empresa en el proceso de mudanza. Desde escuchar sus valoraciones e ideas hasta hacerles partícipes de todas las novedades y del estado del proceso. Además, conviene que en cada departamento revisen sus materiales, organicen y marquen sus pertenencias. Así se evitarán confusiones y facilitaremos el trabajo de distribución en la nueva oficina. Se trata de que todo el equipo humano que forma la empresa esté coordinado para la mudanza.

  1. Contrata una empresa de mudanzas de calidad.

Si quieres evitar cualquier tipo de riesgo o sorpresa desagradable, no dejes en manos de cualquiera o de una empresa “pirata” la mudanza de tu negocio, ese que con tanto esfuerzo conseguiste abrir en su día y que tantas satisfacciones te ha dado. Elige una empresa que te ofrezca un servicio profesional, que se adapte a tus necesidades y que sea especialista en mudanzas de oficina, es decir, que sea capaz de realizar con plena seguridad y con total garantía las siguientes acciones: movimientos internos en una misma sede, embalaje y desembalaje de forma clasificada, desmontaje de estanterías y de equipos informáticos, traslado de puestos operativos y la retirada de material residual con certificado de destrucción.

 

  1. Acondiciona la nueva estancia sin pausa pero sin prisa.

Encarga a tu empresa de mudanzas el desembalaje del mobiliario y de todo el material así como la instalación de los ordenadores y demás aparatos electrónicos para no perder tiempo en la organización del cableado y en recuperar la conexión. Una vez que ya esté todo en su sitio, ponte manos a la obra para decorar la estancia con la mente puesta en tus empleados, o lo que es lo mismo, para que sea un lugar agradable para ellos y que, de esta forma, favorezca su productividad y su bienestar en la empresa.

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Con estos consejos la mudanza de tu oficina será mucho más sencilla y mucho menos traumática de lo que imaginas. Y para superar el proceso de la mejor manera posible, ya solamente queda un pequeño detalle, pero no menos importante: empezar a pensar en la celebración en vuestras nuevas instalaciones. ¡Feliz inauguración y nueva etapa!